Cómo Pueden los Viajeros Internacionales de Negocios Utilizar Airbnb de Manera Inteligente en Estados Unidos
Cómo Pueden los Viajeros Internacionales de Negocios Utilizar Airbnb de Manera Inteligente en Estados Unidos
Airbnb puede ser una opción práctica de alojamiento para los extranjeros que viajan a Estados Unidos por motivos de negocios. En comparación con un hotel tradicional, un alojamiento de Airbnb puede ofrecer más espacio, cocina, lavandería y áreas separadas para trabajar y dormir.
Sin embargo, elegir una propiedad basándose solamente en el precio por noche puede generar gastos inesperados. La tarifa de limpieza, los impuestos, el estacionamiento, el transporte, la conversión de moneda y las políticas estrictas de cancelación pueden aumentar considerablemente el costo final.
A continuación se presentan algunas recomendaciones importantes para utilizar Airbnb de manera más segura y eficiente durante un viaje de negocios.
1. Elija un Alojamiento Cerca de su Destino de Trabajo
No busque solamente por el nombre de la ciudad. Comience utilizando la dirección exacta de:
La empresa o cliente que visitará
La oficina
El centro de convenciones
El lugar de la exposición
El centro de capacitación
El lugar de las reuniones
En las grandes ciudades de Estados Unidos, una distancia que parece corta en el mapa puede convertirse en un trayecto muy largo durante las horas de mayor tráfico.
Antes de reservar, revise en Google Maps el tiempo estimado de viaje durante los días laborales, especialmente alrededor de las 8:00 a.m. y las 5:00 p.m.
Antes de confirmar la reservación, Airbnb puede mostrar solamente la ubicación aproximada del alojamiento. Puede preguntarle al anfitrión cuál es la intersección principal, estación de transporte público, edificio conocido o zona comercial más cercana.
Para la mayoría de los viajeros de negocios, es más importante alojarse cerca del lugar de trabajo diario que cerca del aeropuerto.
2. Seleccione Servicios Adecuados para un Viaje de Negocios
Cuando se viaja por trabajo, las instalaciones prácticas son más importantes que una decoración atractiva.
Busque propiedades que ofrezcan:
Wi-Fi confiable
Espacio exclusivo para trabajar
Escritorio y silla cómoda
Registro de entrada autónomo
Estacionamiento gratuito o asignado
Aire acondicionado y calefacción
Lavadora y secadora
Cocina o microondas
Elevador o entrada sin escalones
Áreas separadas para dormir y trabajar
Algunos anuncios de Airbnb muestran una prueba de velocidad de internet realizada por el anfitrión. Sin embargo, la velocidad real puede variar.
Si necesita participar en videoconferencias, pregunte al anfitrión sobre la velocidad aproximada y la estabilidad del servicio.
Puede enviar el siguiente mensaje:
“Viajaré por motivos de negocios y necesitaré una conexión estable de Wi-Fi para videoconferencias. ¿Podría confirmar la velocidad aproximada del internet, las condiciones del estacionamiento y si hay un escritorio y una silla adecuados para trabajar?”
También es recomendable llevar un punto de acceso móvil o adquirir una tarjeta SIM de Estados Unidos como conexión de respaldo.
3. Compare el Precio Total, No Solamente la Tarifa por Noche
El precio anunciado por noche puede no representar el costo real de la estadía.
El precio total puede incluir:
Costo del alojamiento
Tarifa de limpieza
Tarifa de servicio de Airbnb
Impuestos estatales, municipales o del condado
Cargos por huéspedes adicionales
Estacionamiento
Cargos por mascotas
Otros costos informados por el anfitrión
Revise siempre el total final antes de confirmar la reservación.
Al comparar un Airbnb con un hotel, calcule:
Costo total del alojamiento
Estacionamiento
Transporte diario
Cargos por conversión de moneda
− Ahorros obtenidos al cocinar y utilizar la lavandería
Para un viaje de solamente una o dos noches, un hotel puede resultar más económico porque la tarifa de limpieza de Airbnb se aplica aunque la estadía sea corta.
Para estadías más largas o viajes de varios empleados, un Airbnb con varias habitaciones, cocina y lavandería puede ofrecer una mejor relación entre precio y beneficio.
4. Revise los Cargos por Conversión de Moneda
Los viajeros internacionales pueden enfrentar cargos adicionales cuando la moneda utilizada para pagar es diferente de la moneda de su país.
Los posibles cargos incluyen:
Comisión por conversión de moneda
Comisión por transacción internacional
Cargo por operación transfronteriza
Diferencias entre el tipo de cambio de Airbnb y el del banco
Antes de pagar:
Compare el precio en dólares estadounidenses con el precio en su moneda.
Utilice una tarjeta sin comisión por transacciones internacionales.
Confirme que la tarjeta permita compras en línea en Estados Unidos.
Lleve una segunda tarjeta en caso de que la primera sea rechazada.
Complete la verificación de la forma de pago antes del viaje.
Es mejor resolver cualquier problema de pago o de verificación de identidad antes de viajar, y no después de llegar a Estados Unidos.
5. Lea Cuidadosamente las Reseñas Recientes
Una calificación general alta no significa necesariamente que el alojamiento sea adecuado para un viaje de negocios.
Concéntrese en las reseñas publicadas durante los últimos seis a doce meses. Busque comentarios relacionados con:
Wi-Fi
Internet
Ruido
Estacionamiento
Registro de entrada
Limpieza
Vecindario
Agua caliente
Aire acondicionado
Respuesta del anfitrión
Tome en serio las quejas repetidas sobre internet deficiente, ruido durante la noche, estacionamiento complicado, plagas, fotografías engañosas o instrucciones difíciles para ingresar.
También revise cómo responde el anfitrión a las quejas. Una respuesta respetuosa y profesional puede indicar cómo manejará un problema durante su estadía.
6. Revise la Política de Cancelación Antes de Reservar
Los planes de negocios pueden cambiar debido a:
Cancelaciones de vuelos
Modificaciones de reuniones
Cambios en exposiciones o convenciones
Retrasos de visa
Emergencias del cliente
Condiciones climáticas
Una propiedad ligeramente más cara con cancelación flexible puede ser una mejor opción que una reservación económica y no reembolsable.
Revise:
La fecha límite para cancelar gratuitamente
El monto que será reembolsado después de esa fecha
Si las tarifas de servicio son reembolsables
Si la reservación no permite ningún reembolso
La zona horaria utilizada para calcular la fecha límite
Las estadías de 28 noches o más pueden estar sujetas a reglas más estrictas. Dependiendo de la política, el huésped podría tener que pagar el primer mes o hasta 30 días adicionales después de cancelar.
Para una asignación prolongada, considere reservar solamente la primera o las primeras dos semanas antes de comprometerse durante varios meses, especialmente si todavía no conoce personalmente la propiedad o el vecindario.
7. Mantenga Todos los Pagos y Mensajes Dentro de Airbnb
No envíe dinero directamente al anfitrión mediante:
Transferencia bancaria
Dinero en efectivo
Zelle
Venmo
PayPal personal
Criptomonedas
Una página externa de reservaciones
Tenga cuidado si el anfitrión le pide cancelar la reservación de Airbnb y contratar directamente para obtener un precio más bajo.
Los pagos realizados fuera de Airbnb pueden dificultar la obtención de asistencia, comprobantes o reembolsos si ocurre un problema.
Mantenga dentro del sistema de mensajes de Airbnb todas las conversaciones importantes relacionadas con:
Estacionamiento
Wi-Fi
Entrada al alojamiento
Cantidad de camas
Espacios privados o compartidos
Cargos adicionales
Entrada anticipada
Salida después de la hora establecida
Los mensajes escritos pueden servir como evidencia si el alojamiento no coincide con la descripción.
8. Haga las Preguntas Importantes Antes de Reservar
Antes de confirmar una reservación, un viajero de negocios debería preguntar:
¿Es posible ingresar tarde por la noche?
¿Existe un sistema de entrada autónoma?
¿Qué tan estable es el Wi-Fi?
¿Cuál es la velocidad aproximada del internet?
¿Hay un escritorio y una silla apropiados?
¿El estacionamiento es gratuito y asignado?
¿Puede estacionarse una camioneta o SUV grande?
¿Hay escaleras o elevador?
¿La habitación y el baño son privados?
¿Hay espacios compartidos con el anfitrión u otros huéspedes?
¿El uso de la lavadora y secadora es gratuito?
¿Se permiten visitas breves de colegas o clientes?
¿Es posible guardar el equipaje antes de la entrada o después de la salida?
¿Se ofrece salida tardía?
¿Existen horarios de silencio o reglas especiales del edificio?
Las personas con dificultades de movilidad deben confirmar que el acceso sin escalones incluya la entrada, la habitación, el baño y el estacionamiento.
9. Inspeccione la Propiedad Inmediatamente Después de Llegar
Al ingresar al alojamiento, revise:
Cerraduras de puertas y ventanas
Detectores de humo y monóxido de carbono
Conexión de Wi-Fi
Agua caliente
Aire acondicionado y calefacción
Limpieza de la ropa de cama y del baño
Señales de insectos, roedores o moho
Disponibilidad del estacionamiento
Diferencias entre las fotografías y la propiedad real
Salidas de emergencia
Tome fotografías o videos de cualquier problema importante y comuníquese inmediatamente con el anfitrión mediante Airbnb.
Los problemas deben reportarse lo antes posible. Esperar demasiado puede dificultar una solicitud de reparación, cambio de alojamiento o reembolso.
En una emergencia inmediata relacionada con seguridad personal, incendio, delito o salud, llame primero al 911.
10. Proteja su Privacidad y Seguridad
No comparta información personal o financiera innecesaria con el anfitrión.
No envíe:
Fotografías de su tarjeta de crédito
Información bancaria
Código de seguridad de la tarjeta
Contraseñas de la empresa
Documentos comerciales confidenciales
Copias de documentos que no sean requeridos por la plataforma o la ley local
Generalmente no deben existir cámaras de vigilancia en espacios interiores privados. Revise en el anuncio la información sobre dispositivos de seguridad y reporte inmediatamente cualquier dispositivo que no haya sido informado.
Cuando se conecte al sistema de su empresa mediante una red Wi-Fi desconocida o compartida, utilice una red privada virtual, conocida como VPN.
11. Prepárese para el Reembolso de Gastos Empresariales
Antes de reservar, revise la política de viajes de su empresa.
Confirme:
El límite máximo de alojamiento por noche
Si la empresa permite utilizar Airbnb
El nombre que debe aparecer en el recibo
El nombre y la dirección de la empresa
La forma de pago autorizada
La documentación fiscal requerida
Si la empresa reembolsa la limpieza y las tarifas de servicio
Si debe utilizarse una tarjeta corporativa
Descargue y guarde:
Confirmación de la reservación
Recibo del pago
Itinerario final
Política de cancelación
Mensajes relacionados con acuerdos adicionales
La moneda que aparece en el recibo original puede no ser modificable después del pago. Seleccione la moneda correcta e ingrese la información empresarial necesaria antes de confirmar la reservación.
12. Considere las Necesidades de un Viaje Empresarial en Grupo
Cuando varios empleados viajan juntos, Airbnb puede reducir los costos. Sin embargo, la empresa debe establecer reglas claras.
Confirme:
Número máximo legal de huéspedes
Número real de camas
Si las camas están dentro de habitaciones privadas
Número de baños
Capacidad de estacionamiento
Horarios de silencio
Restricciones de visitantes
Responsabilidad por daños
Responsabilidades de limpieza
Si todos los empleados se sienten cómodos compartiendo el alojamiento
Nunca lleve más huéspedes de los registrados en la reservación. Los visitantes adicionales pueden violar las reglas de la propiedad o las regulaciones locales de ocupación.
¿Airbnb o Hotel?
Un hotel puede ser mejor cuando:
El viaje dura solamente una o dos noches.
Llegará tarde por la noche.
Necesita recepción durante las 24 horas.
Requiere limpieza diaria.
Necesita salas de reuniones o servicios empresariales.
Su horario puede cambiar repentinamente.
No conoce la ciudad.
Viaja solo y prefiere mayor asistencia de seguridad.
Airbnb puede ser mejor cuando:
La estadía dura varios días o semanas.
Viajan varios compañeros de trabajo.
Necesita cocinar.
Necesita lavadora y secadora.
Prefiere habitaciones separadas y una sala.
Necesita mayor privacidad y espacio.
Ha confirmado el estacionamiento y el transporte.
Lista Final Antes de Viajar
Antes de salir de su país, confirme que:
El nombre de su cuenta de Airbnb coincide con su pasaporte.
La verificación de identidad está completa.
La forma de pago está verificada.
La tarjeta permite compras en Estados Unidos.
El número correcto de huéspedes está registrado.
Ha recibido la dirección exacta.
Ha guardado las instrucciones de entrada.
Tiene la información de contacto del anfitrión.
Ha confirmado el Wi-Fi, el estacionamiento y el espacio de trabajo.
Ha guardado la política de cancelación.
Ha revisado el precio total y la moneda del pago.
Ha ingresado la información necesaria para el recibo empresarial.
Tiene servicio de datos móviles o una tarjeta SIM de Estados Unidos.
Ha identificado un hotel cercano como opción de respaldo.
Recordatorio Importante sobre Inmigración
Una reservación de Airbnb no otorga permiso para ingresar ni trabajar en Estados Unidos.
Los viajeros extranjeros deben obtener por separado la visa correspondiente o cumplir los requisitos del Programa de Exención de Visa. También deben asegurarse de que el propósito de su viaje esté permitido bajo su situación migratoria.
Al verificar cuidadosamente la ubicación, el precio total, las reglas de cancelación, la confiabilidad del anfitrión, los servicios para trabajar y la seguridad del pago, los viajeros internacionales de negocios pueden utilizar Airbnb como una alternativa práctica y económica a un hotel.
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